¡¡Menudo día de reuniones he tenido hoy!!

Todos hemos tenido días que salimos del trabajo diciendo ¡¡menudo día de reuniones he tenido hoy!! Estoy agotado porque he enlazado una con otra. Y, ¡¡claro!! ¿Cuándo voy a hacer mi trabajo? No hay manera de sobrevivir a tanta reunión.

Encima muchas de esas reuniones no son nada productivas. No salimos con soluciones y sí con más trabajo y menos tiempo para hacerlo. Y, siempre pensamos quizás con un mail informativo hubiera sido más que suficiente. Esto, precisamente es lo que hay que valorar antes de convocar.

Eso sí vaya, por delante, que convocar reuniones es necesario, pero estas deben estar organizadas, planificadas y sobre todo preparadas para que sean productivas para nuestra empresa. No podemos perder el tiempo.

La decisión no es suprimirlas sino convocarlas para lo estrictamente necesario y para sacarlas el máximo partido para la organización. Algunas pautas que podemos seguir son:

Pautas para organizar reuniones y olvidarnos de ¡¡Menudo día de reuniones he tenido hoy!!

• El organizador debe tener muy claro el motivo por el que convoca la reunión. Es decir, tener un objetivo claro. No sirve la típica frase de algunos jefes que convocan para decirnos “contadme”
• Convocar a las personas que realmente pueden aportar. No se puede convocar a media empresa por el mero hecho de que no se sientan desplazados. Si no pueden tomar decisiones o no disponen de la información necesaria, lo único que harán es tener la sensación de que están perdiendo el tiempo. El número ideal está entre tres y cinco personas.
• Agenda de la reunión: un par de días antes de su celebración es importante mandar la convocatoria con los temas que se van a tratar para que todos los asistentes lleven la reunión preparada.
• Control del tiempo: las reuniones deben tener una hora de inicio y otra de fin. Esto último rara vez se cumple. Se acaban extendiendo y empieza la dispersión. El tiempo máximo debe ser de uno 50 minutos y el recomendado de 30.
• Puntualidad: si llegamos tarde lo único que conseguimos es que tengan que repetir lo que ya se ha dicho. Alargamos la reunión y es una falta de respeto hacia el resto de los asistentes.
• Hora de las reuniones: no es recomendable convocarlas a primera hora del lunes, a última hora de la mañana -estamos pendientes de la hora de salida- o a primera hora de la tarde en plena digestión. Por tanto, debemos buscar las horas más adecuadas.
• Líder de la reunión: el convocante debe hacer una introducción recordando la agenda, controlar los tiempos de los participantes y definir el papel de cada asistente.
• Conclusiones: elaborar un documento con lo acordado, los responsables directos de su ejecución y definir las fechas de entrega de los trabajos.

En Ipsoideas creemos que debemos tener muy claro qué reuniones son necesarias y cuáles se deben eliminar. No hay que salir de la oficina diciendo ¡¡Menudo día de reuniones he tenido hoy!!