¿Por qué es un error no tener un alcance de proyecto definido?

Errores comunes en la gestión de proyectos

Hola Ipsobloguers, hace días leí varios documentos interesantes sobre la gestión de proyectos. Me llamó la atención cuando hablaban de la gran cantidad de errores que podían cometerse y como consecuencia, los plazos de todo el proyecto se alargaban, los costes subían y todas las partes quedaban descontentas.

No vamos a ver aquí todos los errores, ya que según la casuística de cada proyecto podríamos definir una lista interminable, pero sí vamos a listar los más comunes y sus posibles soluciones. Vamos a empezar con el primero: falta de un alcance de proyecto definido y la semana que viene seguiremos publicando el siguiente:  plan de proyecto inadecuado. Estad atent@s!

Ya dijo Hannibal en el Equipo A “Me encanta que los planes salgan bien” pero sabemos que esto no siempre es así. Sin embargo siempre podemos aprender de la experiencia propia o de otros para evitar aquellos baches que hacen que las cosas no salgan como esperábamos.

Saber cuáles son algunos de los errores más comunes de la gestión de proyectos nos ayudará a anticiparnos y también a estar atentos a ellos en nuestros próximos proyectos.

Falta de un alcance de proyecto definido

 ¿Qué es el alcance de un proyecto?

El alcance de un proyecto tiene como finalidad la determinación clara, sencilla y concreta de los objetivos que se intentarán alcanzar, a lo largo del desarrollo del proyecto en cuestión, cuyo cumplimiento generará la culminación exitosa de dicho proyecto.  Universidad Benito Juarez G

Este alcance es equivalente al concepto de “objetivo”, ya que ambos deben estar enmarcados dentro del contexto de criterio de SMART, detallado, a continuación:

Specific (S): debe ser específico y no debe contener controversias.

Measurable (M): el alcance debe ser medible. 

Achievable (A): debe poder llevarse a cabo dentro de los parámetros de la realidad empírica.

Realista (R): debe poder generarse, de modo factible, dentro del plazo estipulado y con el empleo de los recursos disponibles.

Time-related (T): es necesario que se delimite el lapso temporal de duración del proyecto.

¿Por qué es un error no tener un alcance de proyecto definido?

Porque sin objetivos claramente definidos, liderar un equipo de gestión de proyectos exitoso será prácticamente imposible.

Si los requisitos de un proyecto aumentan durante su ciclo de vida por un cambio en las necesidades del cliente y este nuevo alcance no se define ni administra correctamente, esto provocará retrasos, la necesidad de aumentar los presupuestos o el fracaso general del proyecto.

Posibles soluciones a esto:

El jefe de proyecto debe definir claramente los objetivos generales del proyecto y específicos de cada una de las partes. Sin objetivos establecidos, será difícil crear entregables.

La comunicación adecuada con las partes interesadas y los clientes garantizará que los objetivos se acuerden y se definan claramente. Y estos objetivos deben decidirse y aprobarse. Los clientes deben ser participantes activos de la gestión de sus propios proyectos.

Esto también se extiende al alcance del proyecto. Hay que hablar con los clientes antes de comenzar un proyecto y establecer qué está y qué no está dentro del alcance.

También hay que establecer cuál será el procedimiento si hay un aumento en el alcance y qué está permitido. Además, hay que asegurarse de que los clientes sepan que, si esto sucede, será necesario revisar los plazos y los presupuestos.

Todo esto debe quedar reflejado en un plan detallado que todos conozcan. Por lo tanto, no puede haber discrepancias en los objetivos o el alcance.

En Ipsoideas estamos en continuo aprendizaje y cualquier consejo que queráis aportar sobre este tema es bienvenido. Os esperamos en la próxima publicación.