¿Es necesaria una Base de datos?

¡Hola, Ipsoblogueros! Un amigo va a abrir un negocio y, charlando con él sobre qué cosas básicas necesita una empresa, me preguntó “¿De verdad es necesaria una Base de datos en una empresa?”. Pues sí. Os explico por qué, tal como se lo expliqué a él.

¿Qué es una Base de datos?

Para empezar hay que tener claro qué es una Base de datos. Según la informática, es un “programa capaz de almacenar gran cantidad de datos, relacionados y estructurados, que pueden ser consultados rápidamente de acuerdo con las características selectivas que se deseen”.

Es decir, es una especie de almacén donde guardamos información (de nuestros clientes, de las existencias de nuestros productos…) de manera organizada, para que la podamos usar de forma rápida, fácil y eficaz.

¿Por qué es necesaria una Base de datos en una empresa?

La respuesta es muy sencilla: porque una Base de datos bien organizada a nivel empresarial, nos permite:

1. Almacenar todos los datos del negocio en un único sitio. Tener información guardada aquí y allá no es práctico ni rentable.
2. Compartir los mismos datos entre los miembros de la empresa. No se corre el riesgo de que le falte información relevante a una parte.
3. Con una Base de datos bien organizada no se duplica información y sólo se mantiene la que es importante.
4. Teniendo una buena y completa información sobre cada uno de nuestros clientes, podremos atenderlos mejor y realizar un seguimiento exitoso de ellos.
5. Si se gestiona adecuadamente, habrá trabajos que se simplifiquen y se realicen con mayor agilidad, y eso derivará en una mejora de la productividad.

Base de datos y el cliente

Como hemos dicho en el punto cuatro, en una base de datos recogeremos toda la información que nos parezca relevante de nuestros clientes o clientes potenciales, para poder establecer una correcta y efectiva relación comercial con ellos.

Podemos recoger información sobre los productos que obtiene, sobre el proceso de ventas establecido (lugares de entrega, formas de pago, frecuencia de pedidos…); por supuesto, los datos profesionales o personales que nos haya querido entregar… En fin, todo lo que nos parezca relevante para poder tener una relación fluida.

Con todo ello, podremos establecer una estrategia CRM donde conseguiremos segmentar la información relevante para cada uno y así, optimizar la comunicación comercial: ofrecer campañas publicitarias personalizadas, ofrecer un soporte ad hoc, automatizar procesos específicos, etc. E incluso felicitarle en su cumpleaños, que eso siempre se agradece…

Cosas a tener en cuenta

Es importantísimo que sepamos las bases de datos se rigen por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que de forma muy resumida nos dice que los datos que te aporten tienen que estar protegidos y sólo pueden estar al alcance de las personas designadas para ello; que no se pueden compartir, ni comerciar con ellos; que sólo se pueden utilizar para aquello para lo que han sido cedidos y que toda persona tiene derecho a exigir que se eliminen sin poner traba alguna para ello.

Al respecto, podéis consultar nuestros post anteriores: ¿Qué hacer con los datos de Email Marketing y la nueva LOPD?,  ¿Pánico ante la nueva LOPD? y ¿Quieres saber cómo cumplir con la LOPD?

Os dejo también el enlace al texto completo del BOE, por si fuera de vuestro interés: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

Y eso es todo. Espero que os haya servido para entender un poco mejor la importancia de una Base de datos a nivel empresarial. Y tened en cuenta que, si estáis empezando y tenéis muy pocos clientes todavía, recoger los datos en un excel os puede servir, pero a medida que una empresa crece, es necesario una herramienta de software más potente. Hay muchas y buenas en el mercado. No lo toméis como un gasto, sino como una inversión en vuestro negocio.

Si necesitáis campañas de marketing a partir de vuestra Base de datos, en IPSOIDEAS estaremos encantadas de ayudaros. Llamadnos.

¡Hasta la próxima!