Evitando la mala comunicación

Errores comunes en la gestión de proyectos

Hola Ipsoblogers, como comentamos en el anterior post sobre uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos: el plan de proyecto inadecuado, hoy toca hablar sobre otro error común: la mala comunicación.

Ya hemos hablado en otras ocasiones sobre la importancia de la comunicación para que todas las partes se enteren bien y evitar errores. En la gestión de proyectos no iba a ser una excepción.

La mala comunicación

La gestión de proyectos no es algo aislado dentro de tu empresa. Se requiere de la colaboración de todo el equipo para que cualquier proyecto tenga éxito, y la comunicación efectiva es la clave.

La mala comunicación es un factor importante que puede poner en riesgo el éxito del proyecto.

La falta de comunicación efectiva puede generar confusión, demoras y afectar a la calidad del trabajo y las tareas involucradas en el proyecto.

La comunicación efectiva no solo ayuda a la finalización exitosa, sino que también aumenta la moral del equipo. El hecho de que los miembros del equipo sepan que tienen algo que decir, pero también que tienen vías para buscar ayuda y orientación, mejorará drásticamente su motivación y participación.

Funciones y responsabilidades poco claras

La mala comunicación también afecta a funciones y responsabilidades poco claras.

Los miembros del equipo deben comprender claramente sus roles y responsabilidades para poder cumplir con ellos.

Para permitir que los equipos se organicen más y se autogestionen , como jefe de proyecto, debes asegurarte de que las responsabilidades se aclaren y definan desde el principio.

Este punto también se remonta a tener un plan adecuado. Un plan de proyecto insuficiente no permitirá que los miembros del equipo entiendan completamente hacia dónde se dirige el proyecto o qué se espera de ellos. Esta confusión a menudo conducirá a retrasos, fallos o un trabajo inadecuado.

Como jefe de proyecto, permite que los miembros del equipo tengan acceso al plan pues en este documento se mencionan los entregables, las funciones y las partes interesadas. Al igual que se habla de los principales objetivos y metas que deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito.

Participación inadecuada de las partes interesadas

La mala comunicación también influye en una participación inadecuada de las partes interesadas, pudiendo ser éstas también, proveedores u otras empresas externas que colaboren en tu proyecto.

Las partes interesadas son tan importantes en el éxito de tu proyecto como el director del proyecto o su equipo.

Por eso hay que asegurarse de que también participen en el proyecto. Hay que fomentar la comunicación efectiva y la retroalimentación de todas las partes interesadas involucradas.

Falta de confianza y delegación

La mala comunicación también puede crear falta de confianza y una delegación de tareas a empleados menos cualificados para realizar las mismas.

Como hemos dicho en varias ocasiones, la gestión de proyectos es un esfuerzo de equipo. Un problema importante al que se enfrentan los jefes de proyecto es que a veces no delegan adecuadamente las tareas a sus equipos o las quiere realizar ellos mismos porque no confían en sus equipos.

Para que un proyecto tenga éxito, es necesario delegar, pero delegar con cabeza. Para ello es necesario conocer a los miembros de tu equipo, de esta manera podrás delegarles tareas en las que van a destacar, esto no solo beneficiará la calidad del proyecto, sino que también permitirá a tus empleados estar motivados y aumentar su confianza.

Si eres un buen líder, escuchas a los miembros de tu equipo y atiendes a sus opiniones, esto te beneficiará tanto a ti como al compromiso de los empleados y finalmente al proyecto.

En Ipsoideas estamos en continuo aprendizaje y cualquier consejo que queráis aportar sobre este tema es bienvenido. Os esperamos en la próxima publicación donde hablaremos de otro error en la gestión de proyectos: Objetivos, cuentas y presupuestos poco realistas.